In Unternehmen gibt es typische fotografische Anwendungsbereiche – dazu gehört das Anfertigen von Mitarbeiterfotos (Porträts und Gruppenaufnahmen) für die Firmenwebsite oder eigene Publikationen. Aber auch das fotografische Dokumentieren von betrieblichen Zusammenkünften wie etwa Betriebsversammlungen, Workshops und Firmenfeiern ist ein wichtiger Punkt. Ein weiterer Anwendungsbereich sind Veranstaltungsfotos, bei denen unter Umständen fremde Personen mit aufs Bild kommen – Kundenevents und „Tage der offenen Tür“ seien hier als Beispiele genannt. Der vorliegende Artikel beschäftigt sich mit der Frage, welche Pflichten sich aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergeben und wie Unternehmen rechtliche Fallstricke umgehen.
Was bezweckt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?
„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“: Diese Redewendung hat im Zeitalter der digitalen Fotografie eine bemerkenswert neue Bedeutung bekommen – weil ein digitales Foto neben dem Abbild der Person weitere Daten speichert, die sich mit der Person in Verbindung bringen lassen. Moderne Kameras fixieren in den EXIF- oder IPTC-Daten unter Umständen GPS-Angaben, das Datum und die Uhrzeit. Dies erlaubt Rückschlüsse auf den Aufenthalt der abgebildeten Person und stellt somit eine Erhebung personenbezogener Daten dar.
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) will die Persönlichkeitsrechte schützen und stellt daher die Rechtmäßigkeit der fotografischen Aufnahme und das Verbreiten eines Fotos unter den Vorbehalt der Einwilligung. Ersatzweise kann auch ein anderer Erlaubnistatbestand aus der DSGVO zum Tragen kommen, wie etwa ein „berechtigtes Interesse“. Beim Erlaubnistatbestand der Einwilligung sind die Betroffenen vorab über die Datenverarbeitung aufzuklären.
Bei analogen Fotos findet die DSGVO entsprechend keine Anwendung – hier gelten andere Gesetze. Ebenso ist der familiäre Rahmen kein Anwendungsbereich der DSGVO, solange der Fotograf die Fotos nicht ins Internet stellt oder über soziale Medien verbreitet.
Mitarbeiterfotos – nur mit Einwilligung
Eine Einwilligung ist per se nur freiwillig vorstellbar. Daher ist eine Einwilligung in einem Arbeitsverhältnis von vornherein problematisch, da aufgrund der Abhängigkeit des Angestellten Zweifel an der Freiwilligkeit bestehen. Der Beschäftigtendatenschutz stellt entsprechend hohe Anforderungen an die Freiwilligkeit. Bei Mitarbeiterfotos empfiehlt es sich daher, eine schriftliche Einwilligung einzuholen, um später den Nachweis der Zustimmung erbringen zu können. Die Mitarbeiter sind nach den Informationspflichten der DSGVO darüber hinaus über die Rechtsgrundlage und den Zweck der Datenverarbeitung, die Speicherdauer sowie eine etwaige Weitergabe der Daten zu informieren. Fernerhin sind sie auf ihre Betroffenenrechte und ihr Beschwerderecht samt Ansprechpartner hinzuweisen. Zu beachten hierbei: Minderjährige Auszubildende können eine rechtwirksame Einwilligung nicht erteilen.
Eine einmal gegebene Einwilligung kann der Mitarbeiter für die Zukunft nicht ohne besonderen Grund widerrufen, sondern nur, wenn in einer Einzelfallabwägung sein Recht auf informationelle Selbstbestimmung den wirtschaftlichen Interessen des Arbeitgebers vorgeht.
Veranstaltungsfotos – mit vereinfachter Umsetzung
Auf einer Veranstaltung des Unternehmens, etwa einer Firmenfeier oder einem Kundenevent, stellt sich die Situation anders dar. Es wäre schlicht praxisfern und würde einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten, von jedem einzelnen fremden Besucher, der mit auf ein Foto kommt, eine schriftliche Einwilligung einzuholen. Gleichzeitig muss das Unternehmen seinen Informationspflichten aus der DSGVO nachkommen.
In der Praxis hat es sich inzwischen bewährt, direkt in der Einladung zur Veranstaltung über die beabsichtigte Datenverarbeitung zu informieren und die Teilnahme an der Veranstaltung als Ausdruck des Einverständnisses zu werten. Hier ein Beispiel: „Mit der Anmeldung wird dem Veranstalter die Erlaubnis erteilt, Fotos zu machen und diese für die Öffentlichkeitsarbeit und die Dokumentation der Veranstaltung, digital und analog, zu verwenden.“
Allgemeine Hinweisschilder am Veranstaltungsort – vergleichbar mit den Aushängen in videoüberwachten öffentlichen Verkehrsmitteln und Stationen – hingegen sind nicht zu empfehlen, da nicht davon auszugehen ist, dass wirklich jeder sie zur Kenntnis nimmt. Als Rechtgrundlage für die Datenerhebung ist auf das berechtigte Interesse des Unternehmens abzustellen, Eindrücke von seiner Veranstaltung bildlich festzuhalten.
Sonderfall: Beauftragen eines selbstständigen Fotografen
Wenn das Unternehmen einen Mitarbeiter beauftragt, die Fotos von der Veranstaltung zu machen, liegt die Sache auf der Hand: Das Unternehmen ist und bleibt die verantwortliche Instanz für die Datenerhebung. Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen einen externen selbstständigen Fotografen beauftragt und ihm große künstlerische Freiheit bei der Motiv- und Bildauswahl und der Anzahl der Aufnahmen einräumt. Denn der Fotograf erhält damit maßgeblichen Einfluss auf die Datenerhebung. Gegebenenfalls ist dann von einer gemeinsamen Verantwortlichkeit des Unternehmens und des Fotografen auszugehen.
Für eine gemeinsame Verantwortlichkeit würde es zudem sprechen, wenn der Vertrag lediglich „einfache Nutzungsrechte“ überträgt und der Fotograf großen Einfluss auf die weitere Verwendung der Bilddaten behält. Liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, ist unbedingt zu regeln, welche der beiden Vertragsparteien welchen Part der DSGVO-Vergaben sicherstellt. Eine Übertragung der alleinigen Verantwortlichkeit auf einen der beiden Vertragspartner ist nicht möglich.
Behaltet den Datenschutz bei der Verwendung von Unternehmensfotos immer im Hinterkopf. Holt euch schriftliche Einwilligungen eurer Mitarbeiter und informiert eure Veranstaltungsgäste bereits in der Einladung darüber, dass die Fotos für eure Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden können.
Der Beitrag Unternehmensfotos in Zeiten der DSGVO: Grundwissen und praktische Tipps erschien zuerst auf Aufgesang.
