So finden Sie die passende PR-Software – die Top 5 im Vergleich!

PR-Software Vergleich

So finden Sie die passende PR-Software für Ihr Unternehmen

Ein Vergleich der Top 5 der PR-Tools

Das Verbreiten von Pressemitteilungen kann frustrieren – weil komplizierte Workflows die Arbeit erschweren. Mithilfe einer PR-Software professionalisieren Sie Ihre PR-Aktivitäten und heben sie auf ein neues Level – schnell, unkompliziert und komfortabel.

Auf der Suche nach einer PR-Software stellen Entscheider jedoch fest: Die Software-Lösungen unterscheiden sich – die persönlichen Anforderungen sind daher für die Auswahl von zentraler Bedeutung. Und lohnt sich eigentlich der Kauf einer PR-Software, wenn sie nur für das Versenden einzelner Pressemitteilungen genutzt wird? Dieser Frage gehen wir hier auf den Grund und stellen Ihnen dabei die wichtigsten PR-Tools vor.

Für Sie haben wir hier die unserer Meinung nach fünf besten PR-Softwarelösungen 2018 verglichen:

Cision


Insbesondere größere Unternehmen greifen gerne auf die Software-Lösung von Cision zurück. Diese PR-Software ist eine webbasierte Lösung mit einer großen Auswahl an Features.

  • Große Journalisten-Datenbank
  • Leicht verständliche Benutzeroberfläche
  • Umfassende Analyse-Tools
  • Auffinden von relevanten Ansprechpartnern auch über bereits erschienene journalistische Veröffentlichungen
  • Vergleichsweise kostenintensiv
  • Individuelle Anpassung von Versendungen nur bedingt möglich (CisionPoint)
  • Opt-out-Link bezieht sich nicht nur auf den einzelnen Verteiler, sondern auf das gesamte Konto (CisionPoint)

Medius


Anders als andere Softwarelösungen arbeitet MEDIUS nicht webbasiert, sondern mit einer Client-Server-Lösung. Diese PR-Software integriert dabei alle Zimpel-Medienkontakte, arbeitet also mit einem anderen Anbieter Hand in Hand.

  • Große Journalisten-Datenbank
  • Vergleichsweise günstig
  • Individuelle Anpassung von Versendungen möglich
  • Nutzung auch ohne Cloud möglich (DSGVO-freundlich)
  • Unübersichtliche Benutzeroberfläche
  • Nur wenige umfassendere Analyse-Tools

Meltwater


Meltwater bietet eine PR-Software, deren große Stärke in ihrer umfassenden Medienbeobachtung und -auswertung liegt. Diese Funktionen lassen sich auch mobil nutzten, was Meltwater zu einem besonders fortschrittlichen web-basierten Anbieter macht.

  • Große Journalisten-Datenbank
  • Leicht verständliche Benutzeroberfläche
  • Umfassende Analyse-Tools
  • Individuelle Anpassung von Versendungen möglich
  • Mobile Nutzung und damit dauerhafter Überblick über alle Entwicklungen
  • Auffinden von relevanten Ansprechpartnern auch über bereits erschienene journalistische Veröffentlichungen
  • Vergleichsweise kostenintensiv
  • Deutschsprachiger Verteiler vergleichsweise klein, Meltwaters Schwerpunkt ist eher international

MyConvento


Das deutsche Unternehmen Convento, das vor allem auf die DACH-Region spezialisiert ist, ermöglicht mit seiner webbasierten Software eine Anbindung an viele weitere Anbieter. So können durch verschiedene Softwareschnittstellen auch andere Dienste in die Arbeit mit der Software eingebunden werden. Neben der DACH-Region bietet myconvento seit 2018 auch die Möglichkeit an, auf internationale Daten zuzugreifen.

  • Große Journalisten-Datenbank
  • Umfassende Analyse-Tools und Themenpläne
  • Vergleichsweise günstig
  • Individuelle Anpassung von Versendungen gut möglich
  • Akkreditierungsformulare sind einfach in die Webseite zu integrieren
  • Unübersichtliche Benutzeroberfläche (Stand Mai 2018; myconvento aktualisierte Mitte 2018 seine Benutzeroberfläche)

Zimpel


Zimpel gehört als webbasierte Softwarelösung zu dem Unternehmen news aktuell und ist damit ebenfalls auf den deutschsprachigen Raum ausgerichtet. Anders als bei anderen Anbietern umfasst das Angebot von Zimpel weniger Funktionen. Trotzdem lässt sich Zimpel auch in Zusammenhang mit MEDIUS gut einsetzen – vor allem die große Kontaktdatenbank überzeugt.

  • Große Journalisten-Datenbank
  • Leicht verständliche Benutzeroberfläche
  • Vergleichsweise günstig
  • Individuelle Anpassung von Versendungen möglich
  • Nur wenige umfassendere Analyse-Tools

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Was soll eine PR-Software für mein Unternehmen leisten?
  • Lohnt sich die Investition in eine Public-Relations-Software?
  • Welche Alternativen zur eigenen PR-Software gibt es?
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Was soll eine PR-Software für mein Unternehmen leisten?

Wer eine Public-Relations-Software einsetzen möchte, hat die Qual der Wahl, denn die Auswahl ist groß und die Unterschiede stecken im Detail. Bevor Sie sich für ein Produkt entscheiden, sollten Sie sich bewusst machen, dass es keine perfekte Software-Lösung gibt. Aufgrund unterschiedlicher Konzepte und Angebote müssen Sie als Anwender immer Kompromisse eingehen. Folgende Liste beschreibt wesentliche Funktionen, die eine PR-Software beinhalten kann – viele jedoch gegen Aufpreis:

  • Eine automatisch aktualisierte Kontaktdatenbank und das Speichern von Kontakten im Sinne eines Customer-Relationship-Managements, um relevante Redakteure zielgerichtet anzusprechen und Kontakthistorien zu dokumentieren
  • Das Erstellen, Bearbeiten und Strukturieren von Presseverteilern
  • Kampagnen-Management und das Versenden von Pressemitteilungen mit Zustellgarantie, einem Archiv aller Aufträge und dem Erstellen von Akkreditierungsformularen
  • Einladungsmanagement
  • Das Bereitstellen von Pressemitteilungsvorlagen und Themenplänen von Print- und Online-Redaktionen
  • Eine zentrale Medienverwaltung für Dokumente, Bilddateien und Präsentationen, auch im Sinne eines Digital-Asset-Managements
  • Die Verwaltung von Social-Media-Aktivitäten
  • Einen Pressebereich für die eigene Website erstellen
  • Medienbeobachtung, individuelle und spezifische Pressespiegel und eine Medienresonanzanalyse
  • Die Nutzung von Analyse-Tools zur Reflexion des eigenen Erfolgs

Eine gute PR-Software sollte möglichst viele und vor allem die für Sie relevanten Funktionen bieten, ohne unübersichtlich zu sein oder den Nutzer zu überfordern.

Lohnt sich die Investition in eine Public-Relations-Software?

Hauptbeweggrund für den Kauf eines PR-Tools ist wohl der Wunsch nach Effizienz, Komfort und einer professionalisierten Medienarbeit. Softwarelösungen bieten dabei vor allem eines: Organisation und Zeitersparnis. Eine einzige Software bildet den gesamten Prozess ab – von der Multiplikatoren-Auswahl über die Kontakthistorie und den Versand der Pressemeldung bis hin zur Ergebnis-Analyse. Cloudbasierte Tools ermöglichen zudem eine interne Zusammenarbeit von mehreren – auch internationalen – Standorten aus, von unterwegs oder aus dem Homeoffice. Weitere Vorteile sind diverse Unterstützungsangebote, wie etwa das Bereitstellen von Vorlagen für Pressemitteilungen oder die Verwaltung von Social-Media-Aktivitäten. Teilweise sind diese Funktionen in die Software integriert oder können nur in Verbindung mit anderen Programmen genutzt werden.

Grundsätzlich verspricht eine Public-Relations-Software Ihnen viele Vorteile, wenn Sie langfristig und regelmäßig Medienarbeit betreiben.

Welche Alternativen zur eigenen PR-Software gibt es?

Aber aufgepasst: Der Kauf einer PR-Software kann sich durch unzählige Aufpreise und Folgeinvestitionen als Kostentreiber entpuppen. Komplexe Software-Pakete erfordern meist zusätzliche umfangreiche Schulungen, die unter Umständen weitere Kosten nach sich ziehen. Nicht viele Kommunikationsabteilungen verfügen über so große Geld- und Zeitbudgets, um sich intensiv einzuarbeiten. Auch wenn die Nutzung einer PR-Software Schnelligkeit und Komfort verspricht, erzeugen die meisten Tools mehr Aufwand als gewollt.

Software-Anbieter aktualisieren ihre Datenbanken kontinuierlich. Trotzdem entsteht nicht selten der Eindruck von lückenhaften Datensätzen, weil die Anbieter nicht alle Änderungen sofort in die Datenbank aufnehmen.

Ein Nutzen von PR-Software-Features ergibt sich in der Regel nur für Großunternehmen, für kleine oder mittlere Unternehmen mit einem „normalen“ Bedarf an Medienarbeit ist eine PR-Software meist überdimensioniert. Und kann eine Public-Relations-Software überhaupt den Rat eines PR-Experten ersetzen? Schließlich verfügt sie weder über Experten-Know-how noch PR-Erfahrung.

Alternativen für eine PR-Software sind unter anderem Distributionsdienstleister, Newsdienste oder das Engagieren einer Agentur, um Pressemitteilungen unkompliziert und schnell zu verbreiten. Sie vereinen nicht nur die Vorteile einer Software-Lösung, sondern überzeugen auch durch ihren geringen Zeitaufwand und die Sicherheit des Outsourcings.

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