Pressemitteilungen verfassen und redigieren
Ein sinnvoll zusammengestellter Presseverteiler ist ein wichtiger Baustein für den Medienerfolg, eine Pressemitteilung zu verfassen, die redaktionellen Ansprüchen gerecht wird, ist ebenso wichtig. Bei der Qualität des Pressetextes sich knauserig zu zeigen, hieße, am falschen Ende zu sparen. Schließlich wendet sich der Meldungsgeber an Textprofis, die einen unprofessionell wirkenden oder gar fehlerhaften Text beiseiteschieben.
Vielleicht fragen Sie sich: „Eine Pressemitteilung verfassen – ist das eigentlich noch zeitgemäß? Und kann ich das auch selbst machen?“ Die Antworten lauten: „Eindeutig ja!“ Im Gegensatz zu Mitteilungen und Gerüchten, die im Social Web kursieren, zeichnet sich eine Pressemitteilung durch ihren „offiziellen Anstrich“ aus. Es gibt einen Mitteilungsgeber, dem der Inhalt der Pressemitteilung zuzuschreiben ist. Redaktionen schätzen daher eine Pressemitteilung grundsätzlich als sehr glaubwürdig ein.
Außerdem gilt: Eine gute Pressemitteilung zu schreiben, ist kein Hexenwerk – mit den richtigen Tipps und einer Checkliste an der Hand können auch Sie einen Pressetext schreiben. Lesen Sie im Folgenden, wieso Pressemitteilungen nach wie vor von Relevanz sind und was es dabei zu beachten gibt.
Pressetexte schreiben: Grundsätzliches im Vorfeld klären
Wann ist es sinnvoll, eine Pressemitteilung zu schreiben – und wann eher nicht?
Eine Pressemitteilung ist ein Instrument, mit dem sich ein Mitteilungsgeber an die Medien wendet – mit dem Ziel, dass diese sein Themenangebot aufgreifen. Dazu muss die Pressemitteilung einen Nachrichtenwert haben, also eine Neuigkeit transportieren, oder – noch besser – in hohem Maße das Medieninteresse wecken.
Nicht jede Neuigkeit hat jedoch den gleichen Nachrichtenwert – das sollten Sie bedenken, wenn Sie Ihre Pressemitteilung verfassen. Beispiel: Die Aufstockung der Produktion an einem Standort, verbunden mit der Einstellung einer hohen Anzahl an neuen Mitarbeitern, ist von hohem Nachrichtenwert für die regionalen Medien, wie etwa regionale Tageszeitungen, Anzeigenblätter oder regionale TV- und Hörfunksender.
Weniger bedeutsam für regionale Medien ist hingegen die Auszeichnung des Unternehmens in einem Nischenbereich. Auch wenn die Veröffentlichungswahrscheinlichkeit hier wesentlich geringer ist, dient eine Pressemitteilung immerhin noch dazu, sich bei den Medien positiv in Erinnerung zu bringen und das sogenannte „Grundrauschen“ zu erzeugen.
Es ist also im Vorfeld abzuwägen, welche Rezeption zu erwarten ist – und ob es den Aufwand lohnt, eine Pressemitteilung zu schreiben. Unternehmen, die wenig dem Zufall überlassen, steigen mitunter in eine redaktionelle Themenplanung ein und überlegen sich spannende Ratgeber- und auch Umfragethemen, mit denen sich ein hohes Medieninteresse generieren lässt.
Selbst bei großzügigster Betrachtung bietet sich nicht in jedem Fall eine Pressemitteilung an – dann stehen Ihnen aber andere Wege offen, Ihre Zielgruppe zu erreichen. Etliche der Möglichkeiten, die dem Grenzbereich der PR zuzuordnen sind, stellen wir hier auf unserer Website ebenfalls in Grundzügen vor – etwa die Materndienste und Content-Promotion.
Pressemitteilung erstellen: Wer ist die Zielgruppe meiner Pressemitteilung?
Professionelle Pressearbeit hat zum Ziel, in den Fokus einer Zielgruppe zu rücken, dort in einem positiven Licht zu erscheinen und bestenfalls ein bestimmtes Verhalten zu evozieren. Neben der bloßen Information und der Vermittlung eigener Standpunkte geht es in der öffentlichen Diskussion etwa um mehr Präsenz und Bekanntheit. Dies kann zu einem guten Image und Sympathiegewinn führen, was dem Umsatz indirekt zugutekommt – oder um Themenführerschaft in einem Fachgebiet.
Eine Pressemitteilung zu schreiben und eine PR-Aktion durchzuführen, ist ohne einen Blick auf die Zielgruppe kaum sinnvoll möglich. Machen Sie sich Gedanken über die Zusammensetzung des Presseverteilers, die der Mediennutzung entsprechen sollte, und darüber hinaus über die Zielgruppe selbst: Welche Erfahrungen sind prägend, welche Ansichten und Vorlieben hat sie, was bewegt sie – und nicht zuletzt, nach welchen Kriterien trifft sie Entscheidungen?
Dos und Don’ts, wenn Sie Pressemitteilungen schreiben: Aufbau und Struktur
Redakteure haben an Pressemitteilungen hohe Erwartungen, die zunächst einmal den Aufbau der Pressemitteilung und die Abfolge der Informationen betreffen. Enttäuschen Sie die Erwartungen nicht – denn diese für einen Außenstehenden vielleicht unbedeutenden Formalia sind entscheidend für die Professionalität und die Glaubwürdigkeit – dafür also, wie Redakteure Ihren Text „aufnehmen“. Mehr zum Aufbau einer Pressemitteilung und wie Sie eine Pressemitteilung schreiben, erfahren Sie weiter unten in den „7 besten Tipps“.
Darüber hinaus ist alles Werbliche absolut verpönt – eine Pressemitteilung ist kein Marketing-Text. Vermeiden Sie daher Effekthascherei, indem Sie „viel zu dick auftragen“ (hohe Adjektiv-Dichte, Verwendung von Superlativen). Informieren Sie den Leser stattdessen möglichst sachlich in leicht verständlicher Sprache (kurze Sätze, aktive Formulierungen, Schachtelsätze vermeiden).
Pressemitteilung erstellen: Werden Fotos oder Bilder benötigt?
Eine Pressemitteilung benötigt nicht unbedingt Fotos – jedoch lässt sich mit vom Mitteilungsgeber bereitgestellten Bildmaterial die Veröffentlichungschance erheblich steigern. Begleitendes Bildmaterial macht es für eine Redaktion besonders attraktiv, ein Themenangebot zu übernehmen, da kein Medium seinen Lesern eine Textwüste zumuten will.
Neben Fotos von neuen Produkten, Veranstaltungsszenen, Personen oder Gruppen kommen in der PR auch Infografiken zum Einsatz, um komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen. Bildmaterial sollte immer in druckfähiger Auflösung (Postkartengröße, 300 dpi) zur Verfügung stehen, damit die Übernahme nicht an technischen Parametern scheitert.
Unterscheiden sich der Aufbau von Pressemitteilungen für Offline- und digitale Medien?
Unterschiedliche Pressemitteilungen für Offline- und für digitale Medien sind nicht vorgesehen – beide Medienarten erhalten prinzipiell die gleiche Information. Bei Übernahme der Pressemitteilung durch Online-Medien besteht allerdings die Chance, dass diese auf weiterführende Informationen auf Ihrer Website verlinken. Das ist ein Effekt der sich mit gut gemachten Landingpages und passenden Verlinkungen gezielt für das Linkbuilding nutzen lässt.
Wenn Sie ergänzend Presseportale nutzen, sollten Sie sich auf wenige gute beschränken und dort jeweils Unique Content, umgeschriebene Varianten des Textes, zur Verfügung stellen.
Die 7 besten Tipps: So gehen Sie professionell vor, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben
1. Beachten Sie die Grundregeln beim Aufbau der Pressemitteilung
Der Aufbau einer Pressemitteilung folgt einem bestimmten Gliederungsschema, das den Redakteuren bekannt ist und von dem Sie nach Möglichkeit nicht abweichen sollten. Die Bestandteile sind die Überschrift, ein einleitender Absatz (auch Lead genannt), der Haupttext – mit Informationen in absteigender Bedeutung –, ein Passus „Über das Unternehmen“ sowie vollständige Pressekontaktdaten.
2. Texten Sie eine packende Überschrift
Mit der Überschrift entscheidet sich, ob der Redakteur weiterliest oder den Vorgang in die „Rundablage“ (Papierkorb) schiebt. Wenn Sie sich schon die Mühe machen und eine Pressemitteilung verfassen, sollte Ihr Text diese Wegscheide dann auch mit Bravour überstehen. In der Kürze liegt die Würze: Beschränken Sie sich auf höchstens etwa 80 Zeichen, einschließlich Leerzeichen, und verfrachten Sie weitergehende Informationen – falls erforderlich – in eine Unterüberschrift. Denn der Redakteur muss die Hauptaussage quasi mit einem Blick erfassen können.
3. Übermitteln Sie die zentralen Informationen gleich zu Beginn!
Denken Sie immer daran, wenn Sie eine Pressemitteilung verfassen: Die Einleitung ist dazu da, dem Redakteur einen Überblick über Ihr Thema zu verschaffen. Sie ist die zweite Wegscheide und für den Erfolg ausschlaggebend. Geben Sie Antworten auf die sechs W-Fragen: Wer? Was? Wo? Wann? Wie? Warum? Vom Umfang her sollte die Einleitung drei bis vier Sätze nicht überschreiten. Setzen Sie hier gegebenenfalls auch einen Link zu Ihrer Unternehmenswebsite. Stellen Sie dem Lead die Ortsangabe und das Datum voran, damit der Redakteur die Aktualität der Pressemitteilung erkennt.
4. Gehen Sie im Haupttext ins Detail!
Liefern Sie weiterführende und vertiefende Informationen zu dem, was in der Einleitung als Thema bereits skizziert ist. Eine Pressemitteilung verfassen Sie am besten mit einer sinnvollen Informationshierarchie: Je weniger essenziell eine Information ist, desto später sollte sie im Textverlauf erscheinen. Dies entspricht ohnehin der Logik – versteht sich darüber hinaus aber auch als Service für den Redakteur, der bei Bedarf den Text einfach von unten weg kürzen und redaktionell anpassen kann. Gliedern Sie den Haupttext in drei bis fünf Absätze mit jeweils drei bis vier Sätzen – und lockern Sie ihn mit ein bis zwei Zwischenüberschriften auf.
5. Sagen Sie dem Leser, wer Sie sind!
Ein Passus „Über das Unternehmen“ folgt im Anschluss an den Haupttext. Dieser Abspann (auch „Boilerplate“ genannt) enthält den vollständigen Unternehmensnamen samt Rechtsform, Angaben zum Unternehmenszweck, dem Unternehmenssitz, zu Standorten und Filialen, aber auch zum Angebotsportfolio. Hat Ihr Unternehmen bereits herausragende Auszeichnungen erhalten, bietet es sich an, diese mit aufzuführen. Wenn Sie eine andere, neue Pressemitteilung verfassen, können Sie diesen Anspann wiederverwenden.
6. Nennen Sie Kontaktmöglichkeiten
Redakteure haben gegebenenfalls Rückfragen – daher sind Pressekontaktdaten am Ende jeder Pressemitteilung ein Muss. Der Unternehmensname und die Anschrift, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse sind hier in erster Linie mitanzugeben, wenn Sie eine Pressemitteilung verfassen. Noch besser ist es, einen persönlichen Ansprechpartner zu benennen – mit telefonischer Durchwahl und persönlicher oder üblicher presse@-E-Mail-Adresse. Ein Link zur Unternehmenswebsite ermöglicht es dem Redakteur, bei Bedarf weitere Informationen abzurufen.
7. Werten Sie Ihre Pressemitteilungen auf!
Mit dem PR-Distributions- „Full-Service“ sichern Sie sich das Optimum an professioneller Unterstützung – und zwar passgenau, so wie Sie es brauchen! Sie profitieren von voller Flexibilität und können Ihren Auftrag jederzeit erweitern. Darüber hinaus beraten wir Sie anbieterunabhängig und kostenlos zu den bestgeeigneten ergänzenden Distributionskanälen, um Ihre Pressemitteilung zu veröffentlichen!
Die wichtigsten Prüfpunkte – Checkliste „Pressemitteilung schreiben“
- Ist die Überschrift kurz und weckt sie das Interesse der Leser?
- Steht das Wichtigste zu Beginn der Pressemitteilung?
- Werden die sechs W-Fragen beantwortet?
- Haben Sie Fremdwörter vermieden?
- Haben Sie Abkürzungen erklärt?
- Haben Sie werbliche Formulierungen vermieden?
- Sind die Sätze kurz und gut verständlich?
- Ist die Pressemitteilung aktiv-lebendig formuliert?
- Haben Sie „man“ und ebenso eine persönliche Ansprache („Sie“) vermieden?
- Haben Sie die Boilerplate mit den wichtigen Angaben Ihres Unternehmens gefüllt?
Lassen Sie Ihre Pressemitteilung redigieren – oder einen Profi die Pressetexte schreiben
Nicht nur kleine Ortsvereine oder Unternehmen ohne jegliche PR-Erfahrung verbreiten regelmäßig unprofessionelle Pressetexte. Auch größere Organisationen machen Fehler, wenn sie eine Pressemitteilung schreiben, und titulieren beispielsweise Personen mit „Herr“ oder „Frau“. Vermeintlich banal, aber einem Unternehmen darf so etwas nicht passieren! Nur zu schnell nimmt die Reputation Schaden – und misslungene Pressemitteilungen, einmal ins Internet gestellt, wird man kaum wieder los. Nehmen Sie daher professionelle Redaktionshilfe in Anspruch!
Egal, wie weit Ihr Textentwurf bereits gediehen ist: Wir überarbeiten Ihre Pressemitteilung, geben ihr den letzten Schliff und kümmern uns um das redaktionelle Lektorat und Korrektorat. Auf Wunsch übernimmt unser Redaktionsservice gern die komplette Texterstellung – Sie erhalten in diesem Fall einen fertigen Text nach Ihren Vorgaben zur Abstimmung. Wie Sie eine Pressemitteilung schreiben, die als brauchbare Vorlage für eine Überarbeitung und Optimierung dient, haben wir oben ausführlich erläutert.
Unser Service: Download-Vorlagen für Ihre Pressemitteilung
Wir haben zwei Muster erstellt, die zur Orientierung dienen – folgen Sie dem allgemeinen Aufbau, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben oder einen Pressetext vorbereiten, den ein PR-Profi oder Texter weiterbearbeitet. Die erste Vorlage ist die „klassische“ Variante, die zweite zeichnet sich durch ihr moderneres Format aus. Bitte nutzen Sie die Vorlagen nur als eine Hilfestellung, da jede Pressemitteilung individuell auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten sein sollte.
Gern beraten wir Sie zu allen Möglichkeiten, die unser Service bietet. Wenn es lediglich um den „letzten Schliff“ bei einem Text geht, sind die Kosten überschaubar. Am bequemsten und sichersten für Sie ist es zweifellos, wenn Sie einen Profi beauftragen und Ihre Pressemitteilung scheiben lassen. Nutzen Sie unsere Servicenummer 0800 2834372 und rufen Sie uns kostenfrei an!
Oder übermitteln Sie uns Ihr Anliegen über das Kontaktformular:
Kontaktieren Sie uns für Ihre individuelle Anfrage
Oder geben Sie hier Ihre Kontaktdaten ein, damit wir Ihnen ein individuelles Angebot erstellen können.
Pressemitteilungen verfassen und redigieren
Ein sinnvoll zusammengestellter Presseverteiler ist ein wichtiger Baustein für den Medienerfolg, eine Pressemitteilung zu verfassen, die redaktionellen Ansprüchen gerecht wird, ist ebenso wichtig. Bei der Qualität des Pressetextes sich knauserig zu zeigen, hieße, am falschen Ende zu sparen. Schließlich wendet sich der Meldungsgeber an Textprofis, die einen unprofessionell wirkenden oder gar fehlerhaften Text beiseiteschieben.
Vielleicht fragen Sie sich: „Eine Pressemitteilung verfassen – ist das eigentlich noch zeitgemäß? Und kann ich das auch selbst machen?“ Die Antworten lauten: „Eindeutig ja!“ Im Gegensatz zu Mitteilungen und Gerüchten, die im Social Web kursieren, zeichnet sich eine Pressemitteilung durch ihren „offiziellen Anstrich“ aus. Es gibt einen Mitteilungsgeber, dem der Inhalt der Pressemitteilung zuzuschreiben ist. Redaktionen schätzen daher eine Pressemitteilung grundsätzlich als sehr glaubwürdig ein.
Außerdem gilt: Eine gute Pressemitteilung zu schreiben, ist kein Hexenwerk – mit den richtigen Tipps und einer Checkliste an der Hand können auch Sie einen Pressetext schreiben. Lesen Sie im Folgenden, wieso Pressemitteilungen nach wie vor von Relevanz sind und was es dabei zu beachten gibt.
Pressetexte schreiben: Grundsätzliches im Vorfeld klären
Wann ist es sinnvoll, eine Pressemitteilung zu schreiben – und wann eher nicht?
Eine Pressemitteilung ist ein Instrument, mit dem sich ein Mitteilungsgeber an die Medien wendet – mit dem Ziel, dass diese sein Themenangebot aufgreifen. Dazu muss die Pressemitteilung einen Nachrichtenwert haben, also eine Neuigkeit transportieren, oder – noch besser – in hohem Maße das Medieninteresse wecken.
Nicht jede Neuigkeit hat jedoch den gleichen Nachrichtenwert – das sollten Sie bedenken, wenn Sie Ihre Pressemitteilung verfassen. Beispiel: Die Aufstockung der Produktion an einem Standort, verbunden mit der Einstellung einer hohen Anzahl an neuen Mitarbeitern, ist von hohem Nachrichtenwert für die regionalen Medien, wie etwa regionale Tageszeitungen, Anzeigenblätter oder regionale TV- und Hörfunksender.
Weniger bedeutsam für regionale Medien ist hingegen die Auszeichnung des Unternehmens in einem Nischenbereich. Auch wenn die Veröffentlichungswahrscheinlichkeit hier wesentlich geringer ist, dient eine Pressemitteilung immerhin noch dazu, sich bei den Medien positiv in Erinnerung zu bringen und das sogenannte „Grundrauschen“ zu erzeugen.
Es ist also im Vorfeld abzuwägen, welche Rezeption zu erwarten ist – und ob es den Aufwand lohnt, eine Pressemitteilung zu schreiben. Unternehmen, die wenig dem Zufall überlassen, steigen mitunter in eine redaktionelle Themenplanung ein und überlegen sich spannende Ratgeber- und auch Umfragethemen, mit denen sich ein hohes Medieninteresse generieren lässt.
Selbst bei großzügigster Betrachtung bietet sich nicht in jedem Fall eine Pressemitteilung an – dann stehen Ihnen aber andere Wege offen, Ihre Zielgruppe zu erreichen. Etliche der Möglichkeiten, die dem Grenzbereich der PR zuzuordnen sind, stellen wir hier auf unserer Website ebenfalls in Grundzügen vor – etwa die Materndienste und Content-Promotion.
Pressemitteilung erstellen: Wer ist die Zielgruppe meiner Pressemitteilung?
Professionelle Pressearbeit hat zum Ziel, in den Fokus einer Zielgruppe zu rücken, dort in einem positiven Licht zu erscheinen und bestenfalls ein bestimmtes Verhalten zu evozieren. Neben der bloßen Information und der Vermittlung eigener Standpunkte geht es in der öffentlichen Diskussion etwa um mehr Präsenz und Bekanntheit. Dies kann zu einem guten Image und Sympathiegewinn führen, was dem Umsatz indirekt zugutekommt – oder um Themenführerschaft in einem Fachgebiet.
Eine Pressemitteilung zu schreiben und eine PR-Aktion durchzuführen, ist ohne einen Blick auf die Zielgruppe kaum sinnvoll möglich. Machen Sie sich Gedanken über die Zusammensetzung des Presseverteilers, die der Mediennutzung entsprechen sollte, und darüber hinaus über die Zielgruppe selbst: Welche Erfahrungen sind prägend, welche Ansichten und Vorlieben hat sie, was bewegt sie – und nicht zuletzt, nach welchen Kriterien trifft sie Entscheidungen?
Dos und Don’ts, wenn Sie Pressemitteilungen schreiben: Aufbau und Struktur
Redakteure haben an Pressemitteilungen hohe Erwartungen, die zunächst einmal den Aufbau der Pressemitteilung und die Abfolge der Informationen betreffen. Enttäuschen Sie die Erwartungen nicht – denn diese für einen Außenstehenden vielleicht unbedeutenden Formalia sind entscheidend für die Professionalität und die Glaubwürdigkeit – dafür also, wie Redakteure Ihren Text „aufnehmen“. Mehr zum Aufbau einer Pressemitteilung und wie Sie eine Pressemitteilung schreiben, erfahren Sie weiter unten in den „7 besten Tipps“.
Darüber hinaus ist alles Werbliche absolut verpönt – eine Pressemitteilung ist kein Marketing-Text. Vermeiden Sie daher Effekthascherei, indem Sie „viel zu dick auftragen“ (hohe Adjektiv-Dichte, Verwendung von Superlativen). Informieren Sie den Leser stattdessen möglichst sachlich in leicht verständlicher Sprache (kurze Sätze, aktive Formulierungen, Schachtelsätze vermeiden).
Pressemitteilung erstellen: Werden Fotos oder Bilder benötigt?
Eine Pressemitteilung benötigt nicht unbedingt Fotos – jedoch lässt sich mit vom Mitteilungsgeber bereitgestellten Bildmaterial die Veröffentlichungschance erheblich steigern. Begleitendes Bildmaterial macht es für eine Redaktion besonders attraktiv, ein Themenangebot zu übernehmen, da kein Medium seinen Lesern eine Textwüste zumuten will.
Neben Fotos von neuen Produkten, Veranstaltungsszenen, Personen oder Gruppen kommen in der PR auch Infografiken zum Einsatz, um komplexe Sachverhalte zu veranschaulichen. Bildmaterial sollte immer in druckfähiger Auflösung (Postkartengröße, 300 dpi) zur Verfügung stehen, damit die Übernahme nicht an technischen Parametern scheitert.
Unterscheiden sich der Aufbau von Pressemitteilungen für Offline- und digitale Medien?
Unterschiedliche Pressemitteilungen für Offline- und für digitale Medien sind nicht vorgesehen – beide Medienarten erhalten prinzipiell die gleiche Information. Bei Übernahme der Pressemitteilung durch Online-Medien besteht allerdings die Chance, dass diese auf weiterführende Informationen auf Ihrer Website verlinken. Das ist ein Effekt der sich mit gut gemachten Landingpages und passenden Verlinkungen gezielt für das Linkbuilding nutzen lässt.
Wenn Sie ergänzend Presseportale nutzen, sollten Sie sich auf wenige gute beschränken und dort jeweils Unique Content, umgeschriebene Varianten des Textes, zur Verfügung stellen.
Die 7 besten Tipps: So gehen Sie professionell vor, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben
1. Beachten Sie die Grundregeln beim Aufbau der Pressemitteilung
Der Aufbau einer Pressemitteilung folgt einem bestimmten Gliederungsschema, das den Redakteuren bekannt ist und von dem Sie nach Möglichkeit nicht abweichen sollten. Die Bestandteile sind die Überschrift, ein einleitender Absatz (auch Lead genannt), der Haupttext – mit Informationen in absteigender Bedeutung –, ein Passus „Über das Unternehmen“ sowie vollständige Pressekontaktdaten.
2. Texten Sie eine packende Überschrift!
Mit der Überschrift entscheidet sich, ob der Redakteur weiterliest oder den Vorgang in die „Rundablage“ (Papierkorb) schiebt. Wenn Sie sich schon die Mühe machen und eine Pressemitteilung verfassen, sollte Ihr Text diese Wegscheide dann auch mit Bravour überstehen. In der Kürze liegt die Würze: Beschränken Sie sich auf höchstens etwa 80 Zeichen, einschließlich Leerzeichen, und verfrachten Sie weitergehende Informationen – falls erforderlich – in eine Unterüberschrift. Denn der Redakteur muss die Hauptaussage quasi mit einem Blick erfassen können.
3. Übermitteln Sie die zentralen Informationen gleich zu Beginn!
Denken Sie immer daran, wenn Sie eine Pressemitteilung verfassen: Die Einleitung ist dazu da, dem Redakteur einen Überblick über Ihr Thema zu verschaffen. Sie ist die zweite Wegscheide und für den Erfolg ausschlaggebend. Geben Sie Antworten auf die sechs W-Fragen: Wer? Was? Wo? Wann? Wie? Warum? Vom Umfang her sollte die Einleitung drei bis vier Sätze nicht überschreiten. Setzen Sie hier gegebenenfalls auch einen Link zu Ihrer Unternehmenswebsite. Stellen Sie dem Lead die Ortsangabe und das Datum voran, damit der Redakteur die Aktualität der Pressemitteilung erkennt.
4. Gehen Sie im Haupttext ins Detail!
Liefern Sie weiterführende und vertiefende Informationen zu dem, was in der Einleitung als Thema bereits skizziert ist. Eine Pressemitteilung verfassen Sie am besten mit einer sinnvollen Informationshierarchie: Je weniger essenziell eine Information ist, desto später sollte sie im Textverlauf erscheinen. Dies entspricht ohnehin der Logik – versteht sich darüber hinaus aber auch als Service für den Redakteur, der bei Bedarf den Text einfach von unten weg kürzen und redaktionell anpassen kann. Gliedern Sie den Haupttext in drei bis fünf Absätze mit jeweils drei bis vier Sätzen – und lockern Sie ihn mit ein bis zwei Zwischenüberschriften auf.
5. Sagen Sie dem Leser, wer Sie sind!
Ein Passus „Über das Unternehmen“ folgt im Anschluss an den Haupttext. Dieser Abspann (auch „Boilerplate“ genannt) enthält den vollständigen Unternehmensnamen samt Rechtsform, Angaben zum Unternehmenszweck, dem Unternehmenssitz, zu Standorten und Filialen, aber auch zum Angebotsportfolio. Hat Ihr Unternehmen bereits herausragende Auszeichnungen erhalten, bietet es sich an, diese mit aufzuführen. Wenn Sie eine andere, neue Pressemitteilung verfassen, können Sie diesen Anspann wiederverwenden.
6. Nennen Sie Kontaktmöglichkeiten
Redakteure haben gegebenenfalls Rückfragen – daher sind Pressekontaktdaten am Ende jeder Pressemitteilung ein Muss. Der Unternehmensname und die Anschrift, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse sind hier in erster Linie mitanzugeben, wenn Sie eine Pressemitteilung verfassen. Noch besser ist es, einen persönlichen Ansprechpartner zu benennen – mit telefonischer Durchwahl und persönlicher oder üblicher presse@-E-Mail-Adresse. Ein Link zur Unternehmenswebsite ermöglicht es dem Redakteur, bei Bedarf weitere Informationen abzurufen.
7. Werten Sie Ihre Pressemitteilungen auf!
Mit dem PR-Distributions- „Full-Service“ sichern Sie sich das Optimum an professioneller Unterstützung – und zwar passgenau, so wie Sie es brauchen! Sie profitieren von voller Flexibilität und können Ihren Auftrag jederzeit erweitern. Darüber hinaus beraten wir Sie anbieterunabhängig und kostenlos zu den bestgeeigneten ergänzenden Distributionskanälen, um Ihre Pressemitteilung zu veröffentlichen!
Die wichtigsten Prüfpunkte – Checkliste „Pressemitteilung schreiben“
- Ist die Überschrift kurz und weckt sie das Interesse der Leser?
- Steht das Wichtigste zu Beginn der Pressemitteilung?
- Werden die sechs W-Fragen beantwortet?
- Haben Sie Fremdwörter vermieden?
- Haben Sie Abkürzungen erklärt?
- Haben Sie werbliche Formulierungen vermieden?
- Sind die Sätze kurz und gut verständlich?
- Ist die Pressemitteilung aktiv-lebendig formuliert?
- Haben Sie „man“ und ebenso eine persönliche Ansprache („Sie“) vermieden?
- Haben Sie die Boilerplate mit den wichtigen Angaben Ihres Unternehmens gefüllt?
Lassen Sie Ihre Pressemitteilung redigieren – oder einen Profi die Pressetexte schreiben
Nicht nur kleine Ortsvereine oder Unternehmen ohne jegliche PR-Erfahrung verbreiten regelmäßig unprofessionelle Pressetexte. Auch größere Organisationen machen Fehler, wenn sie eine Pressemitteilung schreiben, und titulieren beispielsweise Personen mit „Herr“ oder „Frau“. Vermeintlich banal, aber einem Unternehmen darf so etwas nicht passieren! Nur zu schnell nimmt die Reputation Schaden – und misslungene Pressemitteilungen, einmal ins Internet gestellt, wird man kaum wieder los. Nehmen Sie daher professionelle Redaktionshilfe in Anspruch!
Egal, wie weit Ihr Textentwurf bereits gediehen ist: Wir überarbeiten Ihre Pressemitteilung, geben ihr den letzten Schliff und kümmern uns um das redaktionelle Lektorat und Korrektorat. Auf Wunsch übernimmt unser Redaktionsservice gern die komplette Texterstellung – Sie erhalten in diesem Fall einen fertigen Text nach Ihren Vorgaben zur Abstimmung. Wie Sie eine Pressemitteilung schreiben, die als brauchbare Vorlage für eine Überarbeitung und Optimierung dient, haben wir oben ausführlich erläutert.
Unser Service: Download-Vorlagen für Ihre Pressemitteilung
Wir haben zwei Muster erstellt, die zur Orientierung dienen – folgen Sie dem allgemeinen Aufbau, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben oder einen Pressetext vorbereiten, den ein PR-Profi oder Texter weiterbearbeitet. Die erste Vorlage ist die „klassische“ Variante, die zweite zeichnet sich durch ihr moderneres Format aus. Bitte nutzen Sie die Vorlagen nur als eine Hilfestellung, da jede Pressemitteilung individuell auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten sein sollte.
Gern beraten wir Sie zu allen Möglichkeiten, die unser Service bietet. Wenn es lediglich um den „letzten Schliff“ bei einem Text geht, sind die Kosten überschaubar. Am bequemsten und sichersten für Sie ist es zweifellos, wenn Sie einen Profi beauftragen und Ihre Pressemitteilung scheiben lassen. Nutzen Sie unsere Servicenummer 0800 2834372 und rufen Sie uns kostenfrei an!
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