Was ist eine Pressemitteilung? Eine Pressemitteilung – auch Presseinformation genannt – ist eine schriftliche Nachricht von Unternehmen oder Organisationen. Sie dient dazu, Informationen über Ereignisse, Produkte oder Ankündigungen an die Medien weiterzugeben. Sie enthält wichtige Fakten, Zitate und Details. Eine Pressemitteilung dient insbesondere dazu, Berichte in Zeitungen, Fernsehen, Online-Medien usw. zu generieren. Sie ist ein Mittel der Pressearbeit, um die Öffentlichkeit zu informieren und die Medienpräsenz zu steigern. Sie können Ihre Pressemitteilung darüber hinaus in verschiedene Presseportale einstellen, um die Sichtbarkeit für das Thema im Internet zusätzlich zu steigern.
Eine Pressemitteilung hat grundsätzlich immer den gleichen Aufbau, weswegen sich Pressemitteilungs-Vorlagen zum Verfassen einer professionellen Pressemitteilung anbieten. Im folgenden Beitrag geht es um Pressemitteilungs-Vorlagen und Tipps zum Schreiben einer professionellen Pressemitteilung. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Pressemitteilung redaktionellen Erwartungen entsprechend gestalten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Eine professionelle Pressemitteilung schreiben – Vorlage und Tipps
Wie sollte eine Pressemitteilung aufgebaut sein – gibt es ein Pressemitteilungs-Muster, dem eine Pressemitteilung entsprechen sollte? Dazu hier ein paar Tipps.
Ein Unternehmen, das eine Pressemitteilung schreiben und verbreiten möchte, sollte sich darüber im Klaren sein, dass diese sich gegen eine Konkurrenz vieler anderer Pressemitteilungen behaupten muss. Deshalb ist der richtige Aufbau bedeutsam, mit dem die Informationen arrangiert sind. Doch obwohl Pressemitteilungen alle dem gleichen Aufbau folgen, unterscheiden sie sich in Thema und Zielgruppe. Inhaltlich können Pressemitteilungen beispielsweise eine Veranstaltung ankündigen. Oder sie greifen ein aktuelles Thema auf. Sie richten sich – vermittelt über Medien – an verschiedene Zielgruppen wie etwa Endverbraucher, oder Gewerbetreibende und haben einen regionalen oder überregionalen Fokus. Der Aussender kann ein Unternehmen sein, eine staatliche Institution, ein Verband oder Verein oder sogar eine Einzelperson. Alle Pressetexte folgen jedoch unabhängig vom Thema, der Zielgruppe und dem Aussender dem gleichen Schema.
Pressemitteilung verfassen – Beispiel: Das Wichtigste immer zuerst
Eine Pressemitteilung hat immer ein zentrales Thema. Um dieses Thema effektiv an die Zielgruppe zu kommunizieren, ist eine Pressemitteilung stets nach einem bestimmten Muster aufgebaut. Dazu gehört die Überschrift, der einleitende erste Absatz mit den wichtigsten Informationen , der Hauptteil und zum Schluss der sogenannte Abbinder und Pressekontakt. Der erste Absatz enthält grundlegende Informationen wie Datum und Ort. Die Überschrift sollte prägnant und Interesse weckend sein. Der erste Absatz fasst die wichtigsten Punkte kurz zusammen und der Hauptteil liefert detaillierte Informationen nach. Der Abbinder rundet die Mitteilung ab, schließlich folgen noch die Kontaktinformationen.
Header, Überschrift und Einleitung einer Pressemitteilung
Mitunter verfügen Pressemitteilungen über einen Header – mit Firmenlogo, dem Firmennamen und weiteren Angaben zum Aussender sowie auch dem Hinweis, dass es um eine Pressemitteilung geht. Optimal ist es, wenn der Header im Corporate Design gestaltet ist, um die Wiedererkennbarkeit zu erhöhen.
Die Überschrift ist von besonderer Bedeutung, da sie als erstes gelesen wird und das Interesse der Leser wecken soll. Sie sollte kurz und prägnant formuliert und somit einfach und verständlich sein, aktive Verben und möglichst wenige Artikel enthalten. Eine optimale Überschrift umfasst 30 bis 40 Zeichen. Sie sollte das Thema aufgreifen und das Wichtigste klar kommunizieren. Sie vermittelt den Kern der Mitteilung und soll den Leser zum Weiterlesen animieren. Falls notwendig, lassen sich wichtige Zusatzinformationen in einer Unterüberschrift einbauen. So wird verhindert, dass die Überschrift der ersten Ebene zu lang ausfällt.
Der einleitende Absatz, oft auch Teaser genannt, folgt nach der Überschrift und ist nach ihr der meistgelesene Teil. Er hat die Aufgabe, das Thema einzuleiten und einen Überblick über zentrale Informationen zu bieten. Er ermöglicht es den Lesern, schnell zu entscheiden, ob das Thema interessant ist. Deshalb sollten die sechs W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?) in diesem Abschnitt beantwortet werden. Auch optisch kann der Teaser durch kursiven oder fetten Schriftschnitt hervorgehoben sein.
Dass jede Pressemitteilung einen Mindest-Nachrichtenwert besitzen muss, versteht sich dabei von selbst. Die nachfolgenden Absätze sollten inhaltlich sinnvoll strukturiert sein und dienen dazu, mehr ins Detail zu gehen. Hier lassen sich dann zum Beispiel das Angebot oder die Abläufe eingehender beschreiben. Der Aufbau ist so zu gestalten, dass von hinten nach vorne problemlos gekürzt werden kann, ohne dass dadurch Verständnisprobleme entstehen.
Hauptteil einer Pressemitteilung: Muster und Tipps
Der Hauptteil einer Pressemitteilung besteht aus sinnvoll gegliederten Textabsätzen, die durch Zwischenüberschriften ergänzt werden können. Diese erleichtern es den Lesern, direkt zu relevanten Punkten zu springen. Der Hauptteil sollte detaillierte Informationen über das Thema der Pressemitteilung enthalten und die im Teaser angeführten Informationen vertiefen.
Der Text sollte leicht verständlich geschrieben sein, damit der Leser die Informationen schnell und korrekt erfassen kann. Die Länge des Hauptteils variiert dabei je nach Thema. Sie gesamte Pressemitteilung sollte jedoch einen Umfang von 400 bis 500 Wörtern nicht überschreiten. So lässt sich die Aufmerksamkeit des Lesers halten und die Informationen werden wie gewünscht vermittelt.
Ein guter Hauptteil beginnt mit wichtigeren Informationen, gefolgt von unterstützenden Details und Zitaten. Hier werden die zentralen Aspekte des Themas näher beleuchtet und durch Fakten und Daten untermauert. Der Hauptteil endet mit Hintergrundinformationen und einem klaren Abschluss. Dieses Pyramiden-Prinzip der hilft, die Aufmerksamkeit der Leser zu gewinnen und zu halten. Beim Einbau von Zitaten in eine Pressemitteilung ist darauf zu achten, dass diese auch unabhängig vom konkreten Zusammenhang Sinn ergeben. Zitate von Geschäftsführern oder Vorstandsvorsitzenden sind besonders nützlich und ein Anreiz für die Medien, diese aufzugreifen. Es sollte jedoch sichergestellt werden, dass die Zitate nicht falsch interpretiert werden können, um Missverständnissen vorzubeugen. Die Einbindung von Zitaten verleiht der Pressemitteilung zusätzlich Authentizität und Autorität. Zwischenüberschriften helfen dabei, den Text zu strukturieren und ihn für den Leser noch leichter erfassbar zu machen. Sie gliedern den Text in logische Abschnitte und erleichtern das schnelle Auffinden von Informationen.
Insgesamt sollte der Hauptteil einer Pressemitteilung klar, präzise und gut strukturiert sein. Er muss die Informationen kompakt und verständlich präsentieren, um die Leser zu informieren und dabei ihr Interesse aufrechtzuhalten.
Pressemitteilung schreiben: Aufbau von Abspann und Pressekontakt
Am Ende jeder Pressemitteilung folgt ein Abbinder über den Mitteilungsgeber, auch Boilerplate genannt. Es handelt sich um ein Unternehmensprofil mit Hintergrundinformationen zum Mitteilungsgeber. Dazu können beispielsweise das Gründungsjahr, das Unternehmensangebot, die Tätigkeitsfelder, Kernleistungen, Referenzkunden oder die Mitarbeiterzahl gehören. Dieser Abschnitt bietet dem Leser einen kompakten Überblick über das Unternehmen und seine wichtigsten Aspekte. Der Abbinder muss in der Regel nicht für jede Pressemitteilung des Mitteilungsgebers neu geschrieben werden.
Außerdem dürfen niemals die vollständigen Pressekontaktdaten fehlen. Der Name des Unternehmens samt Anschrift, Ansprechpartner für die Presse mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie die Internetseite für weiterführende Informationen müssen vorhanden sein. Diese Informationen ermöglichen es Journalisten und Interessenten, bei Bedarf leicht Kontakt aufzunehmen und zusätzliche Informationen zu erhalten.
Ein Call-to-Action (CTA) am Ende einer Pressemitteilung ist nicht zwingend notwendig, kann jedoch in vielen Fällen sehr nützlich sein. Ein CTA kann den Lesern klare Handlungsanweisungen geben, beispielsweise für den Besuch einer Website, das Registrieren für ein Event oder das Herunterladen eines Berichts. Er kann auch dazu dienen, das Engagement zu fördern, indem er die Leser dazu auffordert, weiter mit dem Thema zu interagieren. Falls ein CTA integriert wird, sollte er eindeutig und leicht verständlich sein. Zudem sollte er direkt mit dem Inhalt der Pressemitteilung in Verbindung stehen und einen erkennbaren Mehrwert bieten.
Pressemitteilung schreiben: Vorlage für Textstil und Gliederung
Der Stil einer Pressemitteilung sollte sachlich und informativ sein. Eine direkte Ansprache des Lesers, werbliche Aussagen und Übertreibungen sind zu vermeiden. Ebenso sollten Fremdwörter, Substantivierungen, Füllwörter, passive Formulierungen und verschachtelte Sätze vermieden werden. Die Sätze sollten kurz, lebendig-aktiv und leicht verständlich sein.
Der Text sollte bestenfalls nicht länger als eine A4-Seite sein, was etwa 300 bis 350 Wörtern entspricht – etwas mehr ist erforderlichenfalls erlaubt. Durch ein bis zwei Zwischenüberschriften lässt sich der Text sinnvoll gliedern, um die Lesbarkeit zu verbessern und den Lesern das schnelle Erfassen der wesentlichen Informationen zu ermöglichen.
Warum sollten Pressemitteilungen kurz und sachlich sein? Das Ziel einer Pressemitteilung ist es, Journalisten knapp und bündig zu informieren. Alle Informationen, die über das Wesentliche hinausgehen, können als vertiefende Informationen im Online-Pressebereich des Unternehmens zur Verfügung stehen. Dies ermöglicht es Medienvertretern, bei Bedarf detailliertere Informationen abzurufen, ohne dass die Pressemitteilung selbst überladen wirkt.
Das Einbringen von Statistiken und Zahlen in eine Pressemitteilung ist sehr vorteilhaft. Statistiken und Zahlen können die Glaubwürdigkeit erhöhen und die Aussagen mit konkreten Beweisen untermauern. Zahlen können das Interesse der Leser wecken, besonders wenn sie überraschend, beeindruckend oder auf andere Weise relevant sind. Sie helfen, komplexe Informationen klarer und verständlicher darzustellen. Dabei sollten statistische Angaben und Zahlen direkt mit dem Thema der Pressemitteilung in Verbindung stehen und einen Mehrwert bieten. Quellen sind jeweils anzugeben, um die Glaubwürdigkeit zu gewährleisten. Wenn möglich, sollten Diagramme oder Tabellen genutzt werden, um die Zahlen anschaulich darzustellen. Es ist auch wichtig, den Kontext der Zahlen zu erklären und dazu präzise Angaben zu machen, anstatt vage Aussagen zu treffen.
Falls es passende Medien wie Video- oder Bildmaterial gibt, können diese hinzugefügt werden, um die Botschaft zu verdeutlichen und komplexe Informationen zu vermitteln. Bildmaterial kann zudem die Aufmerksamkeit erhöhen und die Pressemitteilung visuell ansprechender gestalten.
Der Pressetext sollte einen 1,5-fachen Zeilenabstand aufweisen und der rechte Rand einen etwa vier Zentimeter breiten Raum für Notizen bieten. Im digitalen Zeitalter sind diese beiden Formalia jedoch oft nur noch von einer nachgeordneten Bedeutung.
Zudem gibt es einige wichtige Aspekte, die in einer Pressemitteilung zu vermeiden sind:
- Werbung: Pressetexte sollten informativ sein und keine Werbebotschaften enthalten. Übertriebene Werbung wirkt unprofessionell und kann abschreckend sein. Verwenden Sie Adjektive sparsam und vermeiden Sie Superlative, um einen werblichen Eindruck zu umgehen.
- Fehlender Nachrichtenwert: Jede Mitteilung sollte einen Neuigkeits- und Mindestnachrichtenwert haben, um Beachtung zu finden.
- Unklarer Fokus: Die Hauptbotschaft der Pressemitteilung sollte klar sein. Vermeiden Sie es, mehrere Themen in einer Mitteilung zu behandeln.
- Langatmigkeit: Halten Sie die Pressemitteilung kurz und prägnant, um die Leser bei der Stange zu halten.
- Fehlende Kontaktinformationen: Geben Sie immer vollständige Kontaktinformationen an – mitunter kommt es zu Rückfragen.
- Rechtschreib- und Grammatikfehler: Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik, um die Glaubwürdigkeit zu untermauern.
- Fachjargon: Die Sprache sollte für ein breites Publikum verständlich sein. Auch für Leser ohne Hintergrundwissen aus Ihrer Branche.
- Fehlende Zitate: Zitate von relevanten Personen erhöhen die Glaubwürdigkeit und sorgen für einen menschlichen Touch.
- Unstrukturierte Textwüste: Eine klare Struktur mit Absätzen, Zwischenüberschriften oder auch Bulletpoints verbessert die Lesbarkeit.
- Keine klaren Fakten oder Belege: Verwenden Sie nachprüfbare Informationen und zitieren Sie zuverlässige Quellen, um seriös zu wirken.
Durch die Beachtung dieser Punkte wird die Pressemitteilung nicht nur informativer und glaubwürdiger, sondern auch ansprechender für die Leser.
Pressemitteilungs-Beispiel: PDF zum Herunterladen
Sie möchten eine Pressemitteilung mithilfe einer Mustervorlage verfassen? Dann laden Sie sich eine der von uns zur Verfügung gestellten Pressemitteilungs-Muster als PDF herunter. Diese Vorlagen sollen zur Orientierung dienen. Wenn Sie dem allgemeinen Pressemitteilungs-Aufbau folgen, lässt sich der Entwurf von einem PR-Profi oder Texter schnell optimieren und mit dem „letzten Schliff“ versehen. Die erste Pressemitteilungs-Vorlage ist eine „klassische“ Variante, wohingegen die zweite Vorlage über ein moderneres Format verfügt.
Ergänzend zur Pressemitteilungs-Vorlage: Unser professioneller Verbreitungsservice
Überlassen Sie auch bei der Verbreitung Ihrer Pressemitteilung nichts dem Zufall: Nutzen Sie den professionellen Service von Presseverteiler.de. Bei Presseverteiler.de können Sie Ihre Pressemitteilung schreiben lassen. Unser Angebot reicht vom Lektorat und Korrektorat Ihrer Pressemitteilung über das Erstellen eines zur Thematik passenden „maßgeschneiderten“ Presseverteilers. Dies schließt auch die Versandabwicklung mit ein. Zudem können Sie bei uns Presseverteiler kaufen. Wir sorgen auch dafür, dass Ihre Pressemitteilung über Nachrichtensatelliten oder spezielle Branchen-Newsdienste mit großer Reichweite verbreitet wird.
Erhöhen Sie die Aufmerksamkeit für Ihre Pressemitteilung, indem Sie im Vorfeld der Aussendung Redaktionsgespräche mit Ihren Schlüsselmedien beauftragen. Dabei handelt es sich um die nach Zielgruppe und Reichweite wichtigsten Medien. Nicht zuletzt haben Sie die Möglichkeit, bei uns eine Medienbeobachtung in Auftrag zu geben. Dadurch können Sie den Erfolg Ihrer Presseaussendung evaluieren.
Hier können Sie direkt ergänzende Dienstleistungen anfragen!
